Komunikasi Bisnis - Contoh-Contoh Surat Bisnis
Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan
organisasi atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan
dengan baik dan lancar. Didalam upaya menjalin dan membina hubungan
tersebut ‘surat’ masih memegang peranan yang penting disamping penggunaan
sarana komunikasi lainnya seperti telepon, faxcimili, internet dan lainnya.
Jadi yang dimaksud dengan ‘korespondensi bisnis’ pada dasarnya adalah
berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media
surat-menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis diantara suatu perusahaan
dengan perusahaan lainnya.
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk menyampaikan
informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat
berupa pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan,
laporan dan sebagainya. Dengan perantaraan surat, setiap orang dapat
langsung berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harus bertatap muka terlebih
dahulu.
Surat biasanya juga sering dijadikan sebagai bukti otentik tertulis ‘hitam
diatas putih’. Oleh karena itu, kata-kata dan kalimat dalam surat tersebut
harus disusun secara efektif dan efisien serta disusun dengan baik dan
teliti. Ketelitian dan kecermatan tersebut dibutuhkan untuk menjamin
ketepatan isi surat sebagaimana yang diinginkan oleh pengirimnya.
Bagi masyarakat umum istilah surat bukanlah sesuatu yang baru (asing).
Surat digunakan oleh seseorang sebagai sarana penyampaian pesa tertulis
untuk berbagai kepentingan, baik pribadi, kedinasan mauoun bisnis dari
seseorang kepada orang atau pihak lain. Seiring dengan perkembangan
teknologi komunikasi dan informasi yang begitu pesat, penulisan dan
penyampaian suatu pesan dari satu pihak kepada pihak lain dapat dilakukan
bukan saja dengan kertas, tetapi juga melalu surat elektronik (electronic
mail/e-mail).
Menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen Pendidikan
Nasional, Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan
informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan
dengan kegiatan bisnis ataupun nonbisnis.
Sedangkan Surat Bisnis adalah surat yang digunakan orang atau organisasi
untuk menyampaikan informasi tertulis dalam kaitannya dengan
penyelenggaraan kegiatan bisnis.
Contoh-contoh Surat Bisnis
o Surat Pemesanan
Surat pemesanan (order letters) merupakan salah satu surat bisnis yang
lazim dijumpai dalam dunia bisnis, baik pada perusahaan yang bergerak pada
proses pengolahan (manufacturing), perdagangan (trade), maupun jasa
(service).
o Surat Konfirmasi
Surat konfirmasi (confirmation letters) addalah surat yang berisi tentang
penjelasan tertentu yang lebih berfungsi sebagai pemberitahuan, penegasan
atau meyakinkan atas sesuatu.
o Surat Pengaduan
Surat pengaduuan adalah surat yang berisi pengaduan pelanggan kepada pihak
lain dengan cara-cara yang baik karena pelanggan merasa dirugikan atau
dikecewakan, agar memperoleh solusi terbaik bagi kedua belah pihak.
o Surat Permintaan Informasi
Surat permintaan informasi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang,
kelompok, atau lembaga untuk meminta berbagai informasi penting kepada
pihak lain baik perseorangan atau lembaga.
o Surat Ucapan Selamat
Surat ucapan selamat adalah surat yang dikirimkan oleh perorangan,
kelompok, maupun lembaga yang berisi pemberian ucapan selamat atas
keberhasilan seseorang.
o Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah surat yang dibuat oleh perorangan atau
organisasi yang berisi pemberitahuan kepada pihak lain baik perorangan
maupun organisasi.
o Surat Penagihan
Surat penagihan adalah surat yang digunakan untuk menagih hutang pihak lain
yang telah melampaui waktu yag telah ditentukan.
o Surat Peringatan
Surat peringatan adalah surat yang ditulis oleh seseorang atau organisasi
yang ditujukan kepada pihak lain baik seseorang maupun organisasi yang
berisi peringatan atas sesuatu hal.
o Surat Perintah Kerja’
Surat perintah kerja (SPK) adalah surat yang ditulis oleh pimpinan suatu
perusahaan kepada pihak lain, yang berisi perintah untuk mengerjakan suatu
pekerjaan dalam kurun waktu tertentu sesuai dengan prosedur dan persyaratan
yangg telah diseepakati.
o Surat Pengumuman
Surat pengumuman adalah surat yang digunakan oleh seseorang atau organisasi
untuk mengumumkan sesuatu kepada pihak lain baik seseorang atau organisasi,
yang dilakukan dengan cara-cara tertentu.
o Surat Undangan RUPS
RUPS merupakan salah satu forum tertinggi dalam suatu organisasi bisnis
yang sangat strategis bagi pengambilan keputusan strategis.
o Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat pelimpahan kekuasaan yang dilakukan oleh kedua
pihak, yaitu pihak pertama sebagai orangg yang memberikan kuasa kepada
pihak lain sebagai orang yang menerima kuasa untuk melakukan dan bertindak
sesuatu atas nama pemberi kuasa.
o Surat Perjanjian
Surat perjanjian adalah surat yang berisi perjanjian yang dilakukan antara
pihak yang satu kepada pihak yang lain tentang suatu hal.
Korespodensi atau surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan
mempergunakan surat sebagai alat, oleh karena itu korespondensi merupakan
salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan
dalam tugas sehari-hari dalam kantor.
Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu
pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan
demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu
memperlancar tercapainya tujuan organisasi. Perlu diusahakan agar dapat
membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif terhadap surat akan
dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.
Link Download
Komentar
Posting Komentar