Komunikasi Bisnis - Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline
PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE
Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua
proses tahapan, yaitu pendefinisian dan penggolongan ide-ide; dan penetapan
urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional yang terpilih secara
hati-hati.
1.
Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar yang harus
dipecahkan oleh setiap komunikator. Jika materi yang disajikan lemah,
apalagi tidak memiliki suatu gaya yang menarik, fakta yang ada dapat
menjadi kabur. Cepat atau lambat, audience akan menyimpulkan bahwa yang
disampaikan benar-benar tidak bernilai sedikitpun. Semua kegiatan
komunikasi, baik menelpon, membuat 3 paragraf surat, atau menulis laporan
200 halaman, harus dimulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin
panjang dan kompleks materi yang akan disampaikan, semakin penting tahap
pertama ini.
Apabila pesan yang disusun panjang dan kompleks, pembuatan outline sangat
diperlukan dan menjadi penting artinya. Mengapa demikian? Sebuat outline
akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan
bagian yang lain. Disamping itu, outline juga akan memberikan arahan
sehinga komunikator dapat menyampaikan ide-ide dengan cara yang sistematik,
efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline akan membantu
komunikator mengekspresikan transisi antara ide-ide, sehingga audience akan
mengerti dan memehami pola piker komunikator.
Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga
golongan, yaitu :
a. Mulailah dengan ide pokok
Ide pokok (main idea) akan membantu menetapkan tujuan dan strategi umum
dari suatu pesan. Idde pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal
yaitu: (a) hal-hal apa yang diinginkan agar dilakukan atau dipikirkan oleh
audience, (b) alasan yang mendasar, mengapa mereka harus melakukan atau
memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline .
b. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting
Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap kedua
adalah menyusun poin-poin penting lainnya, sebagai pendukung ide pokok.
c. Ilustrasi dengan bukti-bukti
Tahapan ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan
mengemukakan bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti yang
dapat disajikan, semakin baik outline yang dibuat.
2.
Menentukan urutan dengan rencana organisional
Setelah selesai mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide, langkah
selanjutnya adalah menentukan urutan penyampaian materi. Untuk menentukan
urutan penyampaian materi, ada dua pendekatan penting yang dapat digunakan,
Yaitu:
a. Pendekatan langsung
Pendekatan langsung sering disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif,
di mana ide pokok muncul paling awal kemudian di ikuti bukti pendukungnya.
b. Pendekatan tidak langsung
Sering disebut juga dengan istilah pendekatan induktif, di mana bukti-bukti
muncul terlebih dahulu kemudian diikuti dengan ide pokoknya.
Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan singkat
(memo dan surat) maupun pesan formal/panjang (laporan, usulan, dan
presentasi). Untuk menentukan pendekatan yang akan digunakan, reaksi
audience terhadap maksud/tujuan pesan dan tipe/jenis pesan yang akan
disampaikan harus dianalisis terlebih dahulu.
Secara umum, pendekatan langsung cocok digunakan manakala para audience
mempunyai hasrat, tertarik, senang, atau bersikap netral terhadap pesan
yang akan disampaikan. Tetapi jika mereka menolak, yang anda sampaikan,
lebih baik digunakan pendekatan tak langsung. Kesimpulanya, jika reaksi
para audience positif, gunakanlah pendekatan langsung; dan sebaliknya, jika
reaksi audience negatif, gunakanlah pendekatan tak langsung
Setelah menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu
pendekatan umum, langkah berikutnya adalah menentukan rencana
organisasional yang paling cocok diantara bebagai model berikut :
a. Direct request
Jenis/tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang
langsung pada poin yang dituju. Direct Request dapat bebentuk surat maupun
memo. Misalnya, anda tertarik terhadap suatu produk baru dan anda
berkelilingan mengetahui berbagai hal tentang produk tersebut, sepeti
karakteristik, harga, cara pembayaran, dan sebagainya, maka anda dapat
membuat surat permintaan langsung. Bila para audience akan menjadi tertarik
atau memiliki hasrat yang luar biasa, dapat digunakan Permintaan langsung
(direct request). Permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung pada
poin yang dituju.
b. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill
Jika memberikan informasi rutin adalah bagian dari bisnis tetap, para
audience mungkin akan menjadi netral sikapnya terhadap pesan yang
diberikan. Tetapi pesan-pesan yang berisi berita baik (good news) atau
berisi goodwill seperti pengumuman penurunan harga, suatu undangan, atau
ucapan selamat dari teman sejawat, akan diterima dengan senang hati oleh
para audience. Dari penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa untuk
menyampaikan pesan-pesan jenis ini lebih cocok digunakan pendekatan
langsung karena reaksi audiencenya positif
c. Pesan-pesan bad news
Jika materi yang diumumkan berisi berita buruk (bad news) seperti penolakan
suatu lamaran, penolakan kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat,
audience pada umumnya akan kecewa atau tidak senang mendengarnya. Oleh
karena itu,npendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak
langsung. Jika harus menyampaikan berita yang kurang menyenangkan (bad
news) cobalah untuk menempatkaanya pada bagian pertengahan surat, dan
gunakanlah bahasa yang halus.
d. Pesan-pesan persuasif
Bila audience benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang
disampaikan, maka pesan-pesan persuasi (persuasive messages) dengan
pendekatan tak langsung dapat digunakan. Untuk melakukan penagihan pinjaman
yang digunakan adalah persuasi. Komunikator perlu membuka pikiran audience
dengan melakukan persuasi, sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada
Komentar
Posting Komentar