Komunikasi Bisnis - Penulisan Direct Request
PENULISAN DIRECT REQUEST
a. Pengorganisasian Direct Request
Direct request atau permintaan langsung sering diartikan kurang tepat
sebagai bentuk permintaan barang dan jasa secara langsung yang dilakukan
dengan tatap muka (face-to-face). Ketika audiens mulai tertarik dengan apa
yang disampaikan atau paling tidak mau bekerja sama dengan komunikator,
maka pesan-pesan bisnis sebaiknya disampaikan melalui pendekatan langsung
(direct approach). Cara yang baik untuk menyusun direct request adalah
menyatakan apa yang diinginkan pada kalimat pertama, kemudian diikuti
penjelasannya.
1. Pembukaan
Aturan umum untuk bagian pertama dari direct request adalah menulis yang
sekedar tidak dipahami. Tetapi juga untuk menghindari kesalahpahaman. Oleh
karena itu, pada kalimat permulaan harus menyatakan permintaan secara lebih
khusus yang memungkinkan pembaca dengan mudah dapat memahami maksud isi
surat tersebut.
2. Penjelasan Rinci
Agar penjalasan terhadap hasil perkembangan kata-kata pembuka lebih lancar,
perlu membuat kalimat pertama dibagian tengah surat yang Anda buat dengan
berorientasi pada pemberian manfaat bagi mereka. Pendekatan lain yang
mungkin dapat digunakan untuk bagian pertengahan adalah membuat serangkaian
pertanyaan terutama jika permintaan anda menyangkut perlengkapan yang
sangat kompleks. Mungkin bertanya tentang spesifikasi secara teknis,
dimensi, dan kegunaan suatu produk.
3. Penutup
Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa
tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktunya, dan ekpresi terhadap
apresiasi ataupun pemberian goodwill. Untuk mempermudah pembaca, cantumkan
beberapa informasi penting seperti nomor telephone, jam kerja, dan petugas
yang dapat dihubungi.
b. PERMINTAAN INFORMASI RUTIN
Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan
berikut ini : (1) apa yang ingin diketahui;
(2) mengapa hal tersebut perlu diketahui;
(3) mengapa hal ini dapat membantu.
1. Permintaan di dalam Organisasi
Meskipun suatu permintaan dapat dilakukan secara lisan, beberapa pesan
permintaan dapat dibuat lebih permanent dalam bentuk tertulis, seperti
memo. Memo dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat waktu dan membantu
audiens mengetahui secara tepat apa yang diinginkan.
2. Permintaan Keluar Organisasi
Sebagai seorang pelaku bisnis professional tentunya Anda perlu
berkomunikasi dengan para pelanggan, pemasok (supplier), dan perusahaan
lain untuk berbagai keperluan bisnis. Selain itu, banyak surat yang harus
dikirim ke luar organisasi (perusahaan) untuk memperoleh berbagai informasi
penting, seperti informasi produk baru, catalog buku-buku terbaru,
keinginan untuk menjalin kerjasama bisnis, keinginan untuk berlangganan
koran, tabloid, atau majalah.
c. MENULIS DIRECT REQUEST UNTUK PENGADUAN
Istilah surat pengaduan (claim letter) dan surat penyesuaian (adjustment
letter) yang berkaitan dengan ketidakpuasan konsumen terhadap suatu produk
atau jasa, bagi kebanyakan orang adalah kata-kata yang kurang menyenangkan.
Kedua istilah tersebut penting artinya bagi manajer suatu organisasi
perusahaan khususnya dalam kaitannya dengan indikasi bagaimana pelayanan
(service) Anda terhadap konsumen. Dengan kata lain, Ia berkaitan erat dalam
masalah kepuasan konsumen (customer satifications). Dalan surat direct
request, Anda mungkin dapat meminta salah satu dari berikut ini :
1. Pengembalian barang yang sudah dibeli dan meminta uang kembali seharga
barang tersebut (refund).
2. Meminta pengiriman barang yang baru sesuai yang dipesan.
3. Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusak.
4. Perbaikan gratis.
5. Pengurangan harga karena produknya ada yang cacat atau rusak.
6. Pembatalan atas suatu pesanan produk.
7. Pembetulan atas kesalahan penagihan produk.
8. Koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran.
9. Penjelasan atas perubahan kebijakan atau prosedur.
Kebanyakan organisasi perusahaan yang progresif ingin mengetahui apakah
Anda merasa puas (satisfied) atau tidak puas (dissatisfied) terhadap produk
atau jasa (pelayanan) yang mereka berikan. Bila Anda mempuyai keluhan
terhadap suatu organisasi (misalnya, mengeluh terhadap pelayanan yang
jelek), Anda mungkin dapat menelephone atau mengunjungi organisasi yang
bersangkutan untuk segara memecahkan masalah yang Anda hadapi. Surat
pengaduan yang bernada marah tentu menjadikan pembaca enggan untuk
melakukan tindakan koreksi. Oleh karena itu, dalam menulis surat pengaduan
perlu diperhatikan beberapa hal ini :
1. Jelaskan masalah yang Anda hadapi secara rinci.
2. Lampirkan informasi pendukung seperti faktur pembelian.
3. Usahakan nada surat Anda tidak marah atau emosional.
4. Permintaan tindakan khusus.
d. SURAT UNDANGAN, PESANAN, DAN RESERVASI
Pada umumnya pendekatan yang digunakan dalam menyusun surat undangan,
pesanan, dan reservasi adalah pendekatan langsung (direct approach).
1. Surat Undangan
Penulisan surat undangan biasanya menggunakan pendekatan luangsung. Dalam
hal ini, pendekatan langsung mencangkup tiga komponen, yaitu ide pokok
(main idea), penjelasan rinci (explanations), dan penutup (close courtesy).
2. Surat Pesanan dan Reservasi
Ketika perusahaan Anda melakukan pemesanan (order) produk kepada perusahan
lain, maka perusahaan tersebut dapat menulis surat pesanan dengan
menggunakan pendekatan langsung (direct approach). Surat pesanan paling
tidak mencakup tiga komponen penting yaitu : pernyataan rinci apa yang Anda
pesan, metode pengirimannya, dan cara pembayarannya.
e. PERMINTAAN KREDIT
Ada dua tahap yang perlu Anda perhatikan, yaitu :
(1) mengisi formulir yang telah disediakan lembaga perkreditan yang ada,
(2) mengirimkan atau melampirkan berbagai data pendukung penting yang
diperlukan dalam proses memperoleh kredit tersebut.
Link Download
Komentar
Posting Komentar